Encontre dicas Especiais para Melhorar sua Gestão de Tempo

Produtividade começa com atitude !

E para se tornar um hábito, precisa praticar.

Quanto mais o tempo passa , mais eu percebo a necessidade de ser produtiva. Ser organizado e ter bons planejamentos , é fundamental.

Chega um momento que não dá mais para adiar essa processo na nossa vida ( atitude ).

Seja para a vida pessoal ou seja na parte profissional.

Quantas vezes você desejou que o dia tivesse mais de 24 horas para poder dar conta de todas as tarefas no trabalho? Acontece com você também ?

Mas será que se o dia tivesse mais horas, você realmente conseguiria fazer tudo?

Na maioria dos casos, o acúmulo de tarefas está relacionado à forma com o qual gerenciamos o nosso tempo.

E quando se fala em trabalhar em Home Office , se você não estiver bem organizado e com tudo planejado e estruturado , o trabalho não vai fluir e pode causar atrasos . Que não será nada bom para você profissionalmente.

Caso você trabalhe fora ( CLT ) e depois em casa , nesse caso com dupla jornada . Se não estiver com organização e planejamento em dia , vai ficar esgotado e sem o resultado esperado. Podendo, inclusive, gerar desmotivação.

Ser produtivo é fundamental e aproveitar o tempo da maneira correta, mais ainda.

E lembre-se : TEMPO É DINHEIRO ! Hoje é considerado um bem precioso.

Se você se identificou, continue lendo esse artigo e vamos tentar mudar esse cenário.

Vamos direto ao assunto .

Primeiro passo é saber a diferença de tarefas URGENTEs e tarefas IMPORTANTES :

Aprender a diferenciar as tarefas urgentes das importantes é uma habilidade que pode mudar sua produtividade e ajudar sua carreira 😊

Vejamos a diferença de significado das palavras , através do dicionário:

• Da palavra “IMPORTANTE”: Que não se pode esquecer ou deixar de atender, ou ainda – Que tem muito valor ou preço notável.

• Da palavra “URGENTE“: Que precisa ser atendido ou feito com prontidão, ou ainda – Que não pode ser adiado .

Percebeu a diferença ? Eu mesma fui prestar atenção sobre essa questão, tem pouco tempo. Por conta da minha necessidade de organização, eu estava “perdendo o meu tempo” !

É importante saber diferenciar esses dois termos , porque na agitação do dia a dia eles se confundem.

Tudo parece urgente, tudo parece importante e, no fim do dia, podemos estar paralisados pensando em como “criar braços” para lidar com tudo isso.

Se você se sente assim, saiba que não está sozinho. Uma pesquisa com 1.800 executivos globais revelou que a maioria dos executivos (64%) afirma ter muitas prioridades conflitantes .

Dicas para mudar essa situação :

-Primeiro passo é identificar todas as suas tarefas. Faça uma lista simples, mas anote tudo o que você precisa resolver, tudo o que deve ser feito.

-Depois analise com calma cada uma das tarefas e determine se elas são urgentes ou importantes. Esclareça também o quão urgentes e o quão importantes elas são.

Entenda melhor :

• Uma tarefa urgente não necessariamente é prioritária. A urgência se relaciona ao tempo para execução e prazo para conclusão;
• Importância diz respeito ao valor que a tarefa em questão agregará ao negócio;
• Prioridade acaba sendo uma mistura de ambos. Ou seja, as tarefas importantes, com menor prazo, são prioritárias.

Com certeza você já deve ter se perguntado : Como algumas pessoas parecem ter tempo suficiente para fazer tudo o que querem, enquanto outras estão sempre correndo de tarefa em tarefa e nunca parecem terminar nada?

Provavelmente o primeiro grupo esteja usando seu tempo com mais eficiência e praticando boas habilidades de gestão do tempo no trabalho.

• Gestão de tempo diz respeito ao tempo que é gasto nos lugares certos para fazer as tarefas certas;
• Gestão do tempo está relacionada ao reconhecimento das prioridades, obrigações e sua agenda;
• Gerenciar o tempo é beneficiar também todas as áreas da sua vida pessoal.

A gestão de tempo e a produtividade, portanto, não significam encontrar maneiras de trabalhar mais, mas de fazer o uso correto do tempo que se tem disponível.

Então o que é GESTÃO DE TEMPO ?

É a gestão de tarefas que tornam os esforços de cada pessoa cada vez mais eficazes, com a ideia central de fazer o melhor trabalho em menos tempo.

Pergunte a si mesmo: Qual atividade é mais importante e quanto tempo deve ser alocado para ela? Se não tem essa resposta clara, então precisa começar a fazer agora a gestão do tempo.

Saber qual trabalho deve ser feito mais cedo e o que pode ser feito um pouco mais tarde é o primeiro passo para trabalhar bem essa ferramenta.

Ou seja , saber o que URGENTE e o que pode ser o IMPORTANTE , como falamos anteriormente.

A gestão do tempo não tem um conceito difícil de entender, mas pode se mostrar bem mais difícil de fazer na prática.

Mas, uma vez iniciada, você descobrirá que com pequenos ajustes o seu dia passa a ser mais organizado.

Veja os BENEFÍCIOS quando se trabalha com a gestão de tempo e com organização :

• Começa a gerar resultados efetivos
• Traz confiança para o dia a dia de trabalho
• Conseguem alcançar suas metas mais rápido e com consistência
• Aumenta o nível de produtividade
• Tarefas realizadas com mais assertividade
• Diminui a carga de stress e ansiedade, aumentando a qualidade de vida

Métodos para ajudar na sua Gestão de Tempo :

–Conheça o Método PDCA

Esta sigla vem do Inglês Plan, Do, Check, Action, que traduzido fica: PLANEJAR, FAZER E AGIR.

Aplicado à Gestão do Tempo, o PDCA fica desta forma:

–Planejar: Estabeleça um objetivo, as metas a serem cumpridas e seus respectivos prazos.

É neste item do PDCA que criamos o cronograma, seja ele do dia, semana ou mês.

–Fazer: Execute as tarefas, priorizando sempre o que é importante.

Checar: Confira nesta etapa se tudo ocorreu como o planejado, verificando o o cumprimento de prazo.

-Agir: Faça melhorias contínuas e dê recompensas pelas metas alcançadas. Aquilo que deu certo, torne um padrão, assim o trabalho se manterá organizado e sempre otimizado.

Ter uma programação ajuda muito na hora de organizar a vida.

Quando você lista as tarefas e estabelece prazos para realização de cada uma delas, você se organiza melhor e evita fazer várias coisas ao mesmo tempo sem ter foco.

Estas dicas são simples, mas você verá quando aplicadas, que diferença enorme farão em sua vida. ( Site : resolviempreender.com )

– O método GTD utiliza 5 passos, confira:

O GTD ou Getting Things Done é uma metodologia criada por David Allen e apresentada ao público por meio do livro “A arte de fazer acontecer”.

Mas como ela funciona na prática? De acordo com a metodologia de Allen, existem três tipos de atividade no nosso cotidiano.

• Atividades não planejadas: que surgem durante o dia e precisam ser realizadas com certa urgência, referente às demandas do dia;
• Atividades predefinidas: que já estão na agenda e ações já planejadas, como reuniões ou itens da lista de tarefas;
• Atividades a serem definidas: o que ainda não foi planejado, mas que é considerado uma demanda em andamento. 

A ideia por trás da definição dessas atividades é que seja possível organizar suas demandas – tanto pessoais quanto profissionais – dentro da sua rotina. Caso apareça algo urgente, você deve conseguir remanejar o planejamento.

Vamos conhecer os 05 passos :

1-Capturar: essa etapa consiste em coletar tudo que merece sua atenção, ou seja, é necessário listar todas as tarefas que precisam ser realizadas, e essa primeira lista será chamada de caixa de entrada;

2-Esclarecer: nessa etapa o objetivo é analisar cada informação que foi inserida na etapa de coleta, e é nessa hora que você precisará decidir se precisa “tomar uma ação” ou “nao fazer nada”;

3-Organizar: já na etapa de organização, você deve separar as tarefas de acordo com o contexto ou projeto que ela pertence;

4-Revisar: faça uma revisão periódica, de preferência diária ou 1x por semana, de todas as suas tarefas, compromissos e projetos organizados;

5-Executar: Essa etapa é o momento de executar, afinal, de nada adianta organizar as tarefas se você não as fizer. ( site: pontotel.com.br ).

– Método SMART :

Uma das formas de ter maior controle do tempo e produtividade é sabendo definir com eficiência os seus objetivos, evitando gastar esforços com aquilo que não vai gerar tanto valor assim. 

Para se definir uma meta, de acordo com a metodologia, ela precisa ser: 

• S — Specific / Específica
• M — Measurable / Mensurável
• A — Attainable / Alcançável
• R — Relevant / Relevante
• T — Time Based / Temporal (Ter um Prazo de Realização)

E uma das coisas mais legais é que suas aplicações são as mais variadas possíveis. Tem meta SMART pessoal, profissional e também corporativa, quando são os interesses da empresa que estão em jogo.

Essa ferramenta ajuda a enxergar o que realmente irá trazer resultados, além de facilitar a organização das prioridades e das tarefas que precisam ser concluídas, impactando assim a produtividade e qualidade do seu trabalho e da sua vida.

– Método POMODORO :

O método Pomodoro traz um ciclo produtivo: a pessoa foca em suas tarefas durante 25 minutos e, após esse tempo, pode descansar por 5.

Quando se completa uma hora e meia ou duas horas, o intervalo de descanso para respirar e relaxar , é de 15 a 30 minutos.

Acredito que esse seja o método mais conhecido.

Como usar o Pomodoro ?

Você só precisa de dois itens: um cronômetro e disciplina para obedecer os Pomodoros (períodos de 25 minutos) e as pausas.

1-Pegue um cronômetro e marque 25 minutos;

2-Foque somente em uma atividade durante esse período;

3-Ao concluir o tempo, tire uma pausa curta, de pelo menos 5 minutos;

4-Repita o processo quatro vezes;

5-Ao completar o ciclo, tire uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos.

Agora, você deve repetir esse processo inteiro até concluir suas atividades.

Essa técnica é muito utilizado pelos estudantes, principalmente em época de estudo para Enem.

O cronômetro é o método “raiz” para utilizar o método Pomodoro. Mas este não é o único meio de utilizar a técnica.

Você também pode utilizar sites ou apps, seja pelo computador ou celular, para controlar o tempo.

Vale lembrar que as pausas devem sempre ser desassociadas do seu trabalho. Ou seja, aproveite o momento para tomar café, andar um pouco, esticar o corpo… ou, simplesmente, fazer nada e descansar.( site: Tecnoblog.net )

Enfim, tudo depende de nossos esforços e do nosso despertar da necessidade.

Ao traçar metas de forma clara, mais próximo você fica da realização de um trabalho com consistência e de uma vida mais saudável.

Gestão de tempo e produtividade andam juntos, e quando você administra sua rotina, automaticamente torna-se mais produtivo e motivado.

Portanto, não deixe de :

• Estipular metas e prazos alcançáveis
• Dividir grandes projetos em etapas
• Fazer planejamentos – usar planilhas, agendas , planners
• Utilizar o tempo com inteligência – Gaste o tempo certo na atividade certa
• Evitar distrações
• Faça Pausas, mas fuja da procrastinação
• Tenha clareza de onde você quer chegar
• Evite as multitarefas e se possível delegue
• E usar aplicativos que ajudam a organizar tarefas

O google agenda é outra ferramenta que pode ajudar na organização do tempo. Essa solução trata-se de uma agenda online integrada ao celular ou email cadastrado, onde você pode organizar todos os compromissos, reuniões e atividades.

Dica de livros para PRODUTIVIDADE E GESTÃO DE TEMPO :

• Sem Esforço – Greg McKeown
• Produtividade Para Quem Quer Tempo – Geronimo Theml  Adoro ele. Assista vídeos dele no Youtube, vc vai amar !
• Café com Eficiência – Chuck Martin
• A Tríade do Tempo – Christian Barbosa 
•  Faça Tempo  – Jake Knapp, John Zeratsky
• Produtividade Máxima – Tamara Myles
• Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes– Stephen R. Covey
• O poder do hábito – Charles Duhigg

Ótimos livros que podem abrir a mente para um novo universo !

E ainda se você quer abrir sua mente , entender sobre crenças limitantes , aconselho o livro : Os segredos da mente brilhante – T. Harv. Eker

Com dedicação e com as ferramentas certas, fica mais fácil encontrar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, organizar as atividades no trabalho e, consequentemente, ser mais produtivo.

É por isso que a gestão do tempo é tão importante.

Ela permite clareza nas escolhas. Possibilita dedicar tempo ao trabalho para o atendimento às metas, ser bem mais produtivo, ter maior foco e concentração.

Tudo isso para que, ao final do dia, sem nenhum sentimento de culpa, se possa “desligar” e voltar a atenção para os relacionamentos, para a família e com certeza, para o lazer.

Quando nos propomos a assumir o controle sobre o nosso tempo, nos comprometemos a fazer o nosso melhor dentro do espaço definido para cada momento e sem sofrimento.

Espero ter ajudado, e desejo que você encontre um método para chamar de seu, que siga sua jornada com muito sucesso.

Boa gestão de tempo para você ! 😉

E bjs no ❣️

Meu Blog : Saindodacaixinha.com.br

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